Con la situación que vivimos hoy en día todos los FM (facility
manager) estamos muy enfocados a estar trabajando con los protocolos de
prevención de esta pandemia que ha sacudido el mundo. Esta lucha enfocada en
como mantendremos el distanciamiento social en nuestras facilidades, como
señalizamos las áreas comunes, como evitamos las aglomeraciones, que métodos
utilizamos para que las personas fluyan en los procesos de comida entre otras
actividades de prevención que nos mantienen ocupados durante nuestras jornadas
actuales.
Una tarde mientras hacia el nuevo ritual de antes de
entrar a la casa, las recomendaciones para prevenir la entrada del virus al
hogar y agotado de todas las actividades antes mencionadas, me di cuenta que lo
hacía tan natural, claro ya es una rutina llevamos más de 30 días haciéndolo,
me di cuenta de que esto no será un ritual de 30, 40 o 60 días, esto es una
nueva forma de vida por lo menos hasta que el COVI19 deje de ser una amenaza
para la salud. Cayendo en cuenta de esta realidad al día siguiente llegue al
trabajo llame a todo mi equipo de trabajo y les dije: “tenemos que pensar en
que esto no es por un corto tiempo, tenemos que cambiar los hábitos y abrirnos
a una nueva realidad” y empezamos a tomar algunas medidas de las cuales quiero
compartir 5 claves que te pueden ayudar en lidiar con esta nueva realidad.
5 claves para adaptar tus facilidades a la nueva realidad
y continuar las operaciones:
1- Continuar con los Accesos limitados y tener
trazabilidad del personal.
Debes controlar de manera estricta el acceso de todo personal
que no sea de las operaciones: contratistas, vendedores, consultores,
visitantes incluso empleados de la misma corporación si son de otra facilidad,
zona o país.
Pero no significa que no lo vas a permitir acceder, sino
que establecerás controles para que solo pueda acceder quien cumpla con los
requerimientos que establezcas y tengas control de todo lo que entre a tu
facilidad. Dentro de Los controles debes manejar las localidades donde se
moverán, trazar las zonas donde estarán y pasaran y con quienes de tus
empleados estarán (manteniendo tus reglas de distanciamiento) este personal y
tratar de limitar al máximo los contactos. Puedes tener un cuestionario que te
deje claro si esa persona tiene alto riesgo de estar contagiado, si estuvo de
viaje, si tuvo contacto con alguien de los países con más brotes que te permita
decidir por el nivel de riesgo si le darás acceso o no a tus instalaciones.
Recomiendo un seguimiento de este personal una semana después de que estuvo en
tu facilidad para tener información de si estuvo contagiado y los contactos que
tuvo en tu facilidad están en riesgo también. Se da el caso de que puede tener
el virus sin presentar síntomas.
Para los contratistas que te dan servicios de sistema
críticos debes también establecer tus controles, trata de que sean los mismos
técnicos siempre, que trabajen aislados y la supervisión sea a una distancia
considerada o por las cámaras de video para evitar contacto con tus técnicos
internos. Mide temperatura en caso de que la fiebre sea un síntoma de la
pandemia a tratar.
2- Crear protocolos para el manejo del flujo del
personal.
Identifica los flujos del personal en espacios de trabajo
y principalmente en áreas comunes. Utiliza ayuda visual para identificar el
distanciamiento requerido, donde debe ubicarse cada persona para esperar su
turno, identifica con flechas los pasillos de un sentido, es recomendable
siempre y cuando tu facilidad te lo permita tener flujo de un solo sentido, así
evitas el choque de frente del personal.
Te recomiendo hacer videos o utilizar tu CCTV para que en
cámara rápida veas el comportamiento del flujo del personal y puedas hacer
ajustes sobre la marcha. Quizás tengas que mover algunas cosas para permitir
tener un mejor flujo, pero recuerda que debes siempre revisarlo yaque las
necesidades y movilidad van a ir cambiando desde tu primera decisión de señalización.
3- Manejo de las aglomeraciones. Identifica y
limita las áreas por capacidad máxima permitida, esto te asegurará evitar
aglomeraciones. Utiliza los protocolos del punto dos como herramientas para
evitar las aglomeraciones. Muy importante y es lo que me ha funcionado, tener
un personal que vele por que las políticas de aglomeraciones se cumplan y que
mantenga el orden en caso de requerirlo, este será tu control para evitar las
aglomeraciones, los latinos somos muy dados a no llevarnos de las indicaciones
y señales, somos más fieles a que alguien nos lo recuerde.
4- Aplica las políticas de distanciamiento en los
lugares de trabajo, Modifica los layout de las oficinas de manera que los cubículos
de trabajo no queden cercanos o de contacto directo con el compañero, si tienes
dificultades para esto solo alterna los espacios de trabajo puedes trasladar al
personal o que trabajen desde casa de manera alternada para mantener los
espacios de trabajo con distancia suficiente. Clausura los salones de reuniones
ya que por nueva política no debe haber reuniones presenciales. Puedes utilizar
los espacios de los salones para hacer nuevos espacios de trabajo ya que el
distanciamiento te limitara mucho los espacios y es posible que requieras mas.
Reducir a lo mínimo los puntos de contacto comunes tales
como manubrios de puertas, neveras, lavamanos, etc. Las puertas las puedes dejar
abiertas o desmontar. Solicita o presupuesta grifos de sensores. Los pasamanos
de escaleras, botones de ascensor y otros que no puedes remover o eliminar por
su función sigue el consejo número 5.
Programa los mantenimientos con limite de personal y de
ser posible identifica tus cuartos de maquina o lugares donde tengas tus
equipos críticos con el límite de personas, utiliza las señalizaciones vistos
en el punto 2 y 3. Prioriza las ejecuciones de tus mantenimientos preventivos
para que se puedan realizar con los controles requeridos. limita los trabajos
de tercero (contratistas) aplica la estrategia 1 de control de acceso y
trazabilidad.
Tendrás espacios de trabajo y flujo donde te será casi
imposible mantener el distanciamiento o flujo perfecto, para estos lugares te
recomiendo colocar barreras físicas que impidan un contacto de una persona a
otra. Por ejemplo, un panel plástico que separe dos lugares de trabajo, tendrás
dos personas cerca pero con una barrera que impida el contacto o transmisión del
virus. Esto te será útil en las cajas de los comedores, en las mesas
compartidas y otros cubículos de trabajo. Estas separaciones debes asegurarte
su limpieza frecuente.
5- Aumentar las frecuencias de limpiezas especiales.
Programa limpieza de desinfección en los puntos de alto tránsito y de alto
contacto (los mencionados en el punto anterior). Los espacios de trabajo
también deben desinfectarse con más regularidad que antes, siempre debes fijar
una frecuencia por debajo del tiempo de vida del virus en la superficie en la
que aplicas. Si el virus vive 4 horas en determinados materiales entonces su
rango de propagación en ese material es de 4 horas, lo ideal es reducir su rango
de propagación en este material a por lo menos una hora, no servirá de mucho
limpiar un pasamanos de escalera cada dos días si el virus vive 4 horas en el
material, debes limitar su permanencia en la superficie, eso acompañado con la
desinfección de las manos cada 30 minutos limita a menos tiempo de permanencia
del virus y su rango de propagación.
Que químicos debes utilizar, tengo una técnica para la selección
de químicos a utilizar interesante. Yo utilizo un filtro de 4 pasos que son los
siguientes:
Primero, utiliza los desinfectantes que sean legalmente
aceptado en tu localidad
Segundo, que eliminen el tipo de virus que deseas
limitar,
Tercero, luego de los dos primeros pasos tendrás un
listado aun enorme de químicos que son legales y eliminan el virus, entonces
tomaras esta lista y cotizaras los que tienen menor efectos secundarios en los humanos
y en los materiales, puedes guiarte de su característica de fuerte olor, alérgicos,
irritantes a la piel, corrosivos, su composición física (liquido, solido, gas),
entre otros a considerar.
Cuarto, ya tendrás un listado mas reducido y con su precio
y disponibilidad. Elige aquel que te sea mas asequible y que se ajuste a su
presupuesto. Nota: que su preparación en caso de tenerla no sea complicada.
Se que estos
cinco consejos no serán suficiente, pero te ayudarán a que tus facilidades sean
un mejor espacio de trabajo y continúen sus operaciones con menor riesgo. Si tu
facilidad es una plaza o espacio publico que se dedica al servicio, gimnasio,
plaza comercial, tienda de artículos, etc. Aplica estos puntos a tu realidad, pero
sobre todo te tocara innovar tus servicios al próximo nivel. Convertir en digital
las operaciones y que sea de menor contacto posible la relación cliente
vendedor. Te tocara ser innovador, luego les daré unas ideas sobre estos
puntos.
Gracias y espero
sus comentarios, ideas, sugerencias y cualquier pregunta que tengan para
ampliar estos temas.
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