sábado, 2 de mayo de 2020

5 MEDIDAS QUE DEBES CONSIDERAR COMO FACILITY MANAGEMENT EN TIEMPOS DE PANDEMIA.


Con la situación que vivimos hoy en día todos los FM (facility manager) estamos muy enfocados a estar trabajando con los protocolos de prevención de esta pandemia que ha sacudido el mundo. Esta lucha enfocada en como mantendremos el distanciamiento social en nuestras facilidades, como señalizamos las áreas comunes, como evitamos las aglomeraciones, que métodos utilizamos para que las personas fluyan en los procesos de comida entre otras actividades de prevención que nos mantienen ocupados durante nuestras jornadas actuales.

Una tarde mientras hacia el nuevo ritual de antes de entrar a la casa, las recomendaciones para prevenir la entrada del virus al hogar y agotado de todas las actividades antes mencionadas, me di cuenta que lo hacía tan natural, claro ya es una rutina llevamos más de 30 días haciéndolo, me di cuenta de que esto no será un ritual de 30, 40 o 60 días, esto es una nueva forma de vida por lo menos hasta que el COVI19 deje de ser una amenaza para la salud. Cayendo en cuenta de esta realidad al día siguiente llegue al trabajo llame a todo mi equipo de trabajo y les dije: “tenemos que pensar en que esto no es por un corto tiempo, tenemos que cambiar los hábitos y abrirnos a una nueva realidad” y empezamos a tomar algunas medidas de las cuales quiero compartir 5 claves que te pueden ayudar en lidiar con esta nueva realidad.

5 claves para adaptar tus facilidades a la nueva realidad y continuar las operaciones:

1- Continuar con los Accesos limitados y tener trazabilidad del personal.
Debes controlar de manera estricta el acceso de todo personal que no sea de las operaciones: contratistas, vendedores, consultores, visitantes incluso empleados de la misma corporación si son de otra facilidad, zona o país.
Pero no significa que no lo vas a permitir acceder, sino que establecerás controles para que solo pueda acceder quien cumpla con los requerimientos que establezcas y tengas control de todo lo que entre a tu facilidad. Dentro de Los controles debes manejar las localidades donde se moverán, trazar las zonas donde estarán y pasaran y con quienes de tus empleados estarán (manteniendo tus reglas de distanciamiento) este personal y tratar de limitar al máximo los contactos. Puedes tener un cuestionario que te deje claro si esa persona tiene alto riesgo de estar contagiado, si estuvo de viaje, si tuvo contacto con alguien de los países con más brotes que te permita decidir por el nivel de riesgo si le darás acceso o no a tus instalaciones. Recomiendo un seguimiento de este personal una semana después de que estuvo en tu facilidad para tener información de si estuvo contagiado y los contactos que tuvo en tu facilidad están en riesgo también. Se da el caso de que puede tener el virus sin presentar síntomas.

Para los contratistas que te dan servicios de sistema críticos debes también establecer tus controles, trata de que sean los mismos técnicos siempre, que trabajen aislados y la supervisión sea a una distancia considerada o por las cámaras de video para evitar contacto con tus técnicos internos. Mide temperatura en caso de que la fiebre sea un síntoma de la pandemia a tratar.

2- Crear protocolos para el manejo del flujo del personal.
Identifica los flujos del personal en espacios de trabajo y principalmente en áreas comunes. Utiliza ayuda visual para identificar el distanciamiento requerido, donde debe ubicarse cada persona para esperar su turno, identifica con flechas los pasillos de un sentido, es recomendable siempre y cuando tu facilidad te lo permita tener flujo de un solo sentido, así evitas el choque de frente del personal.
Te recomiendo hacer videos o utilizar tu CCTV para que en cámara rápida veas el comportamiento del flujo del personal y puedas hacer ajustes sobre la marcha. Quizás tengas que mover algunas cosas para permitir tener un mejor flujo, pero recuerda que debes siempre revisarlo yaque las necesidades y movilidad van a ir cambiando desde tu primera decisión de señalización.

3- Manejo de las aglomeraciones. Identifica y limita las áreas por capacidad máxima permitida, esto te asegurará evitar aglomeraciones. Utiliza los protocolos del punto dos como herramientas para evitar las aglomeraciones. Muy importante y es lo que me ha funcionado, tener un personal que vele por que las políticas de aglomeraciones se cumplan y que mantenga el orden en caso de requerirlo, este será tu control para evitar las aglomeraciones, los latinos somos muy dados a no llevarnos de las indicaciones y señales, somos más fieles a que alguien nos lo recuerde.

4- Aplica las políticas de distanciamiento en los lugares de trabajo, Modifica los layout de las oficinas de manera que los cubículos de trabajo no queden cercanos o de contacto directo con el compañero, si tienes dificultades para esto solo alterna los espacios de trabajo puedes trasladar al personal o que trabajen desde casa de manera alternada para mantener los espacios de trabajo con distancia suficiente. Clausura los salones de reuniones ya que por nueva política no debe haber reuniones presenciales. Puedes utilizar los espacios de los salones para hacer nuevos espacios de trabajo ya que el distanciamiento te limitara mucho los espacios y es posible que requieras mas.

Reducir a lo mínimo los puntos de contacto comunes tales como manubrios de puertas, neveras, lavamanos, etc. Las puertas las puedes dejar abiertas o desmontar. Solicita o presupuesta grifos de sensores. Los pasamanos de escaleras, botones de ascensor y otros que no puedes remover o eliminar por su función sigue el consejo número 5.

Programa los mantenimientos con limite de personal y de ser posible identifica tus cuartos de maquina o lugares donde tengas tus equipos críticos con el límite de personas, utiliza las señalizaciones vistos en el punto 2 y 3. Prioriza las ejecuciones de tus mantenimientos preventivos para que se puedan realizar con los controles requeridos. limita los trabajos de tercero (contratistas) aplica la estrategia 1 de control de acceso y trazabilidad.

Tendrás espacios de trabajo y flujo donde te será casi imposible mantener el distanciamiento o flujo perfecto, para estos lugares te recomiendo colocar barreras físicas que impidan un contacto de una persona a otra. Por ejemplo, un panel plástico que separe dos lugares de trabajo, tendrás dos personas cerca pero con una barrera que impida el contacto o transmisión del virus. Esto te será útil en las cajas de los comedores, en las mesas compartidas y otros cubículos de trabajo. Estas separaciones debes asegurarte su limpieza frecuente.

5- Aumentar las frecuencias de limpiezas especiales. Programa limpieza de desinfección en los puntos de alto tránsito y de alto contacto (los mencionados en el punto anterior). Los espacios de trabajo también deben desinfectarse con más regularidad que antes, siempre debes fijar una frecuencia por debajo del tiempo de vida del virus en la superficie en la que aplicas. Si el virus vive 4 horas en determinados materiales entonces su rango de propagación en ese material es de 4 horas, lo ideal es reducir su rango de propagación en este material a por lo menos una hora, no servirá de mucho limpiar un pasamanos de escalera cada dos días si el virus vive 4 horas en el material, debes limitar su permanencia en la superficie, eso acompañado con la desinfección de las manos cada 30 minutos limita a menos tiempo de permanencia del virus y su rango de propagación.

Que químicos debes utilizar, tengo una técnica para la selección de químicos a utilizar interesante. Yo utilizo un filtro de 4 pasos que son los siguientes:
Primero, utiliza los desinfectantes que sean legalmente aceptado en tu localidad
Segundo, que eliminen el tipo de virus que deseas limitar,
Tercero, luego de los dos primeros pasos tendrás un listado aun enorme de químicos que son legales y eliminan el virus, entonces tomaras esta lista y cotizaras los que tienen menor efectos secundarios en los humanos y en los materiales, puedes guiarte de su característica de fuerte olor, alérgicos, irritantes a la piel, corrosivos, su composición física (liquido, solido, gas), entre otros a considerar.
Cuarto, ya tendrás un listado mas reducido y con su precio y disponibilidad. Elige aquel que te sea mas asequible y que se ajuste a su presupuesto. Nota: que su preparación en caso de tenerla no sea complicada.

Se que estos cinco consejos no serán suficiente, pero te ayudarán a que tus facilidades sean un mejor espacio de trabajo y continúen sus operaciones con menor riesgo. Si tu facilidad es una plaza o espacio publico que se dedica al servicio, gimnasio, plaza comercial, tienda de artículos, etc. Aplica estos puntos a tu realidad, pero sobre todo te tocara innovar tus servicios al próximo nivel. Convertir en digital las operaciones y que sea de menor contacto posible la relación cliente vendedor. Te tocara ser innovador, luego les daré unas ideas sobre estos puntos.

Gracias y espero sus comentarios, ideas, sugerencias y cualquier pregunta que tengan para ampliar estos temas.

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